Das Thema Abnahme betrifft im Grunde jeden Software Hersteller und IT-Dienstleister. Und in unserer Beratungspraxis erleben wir immer wieder interessante Fälle, bei denen man feststellen muss: Das kann man sich nicht ausdenken.
Aus diesem Grund möchte ich hier noch einmal ein paar Basics formulieren. Denn offenkundig ist das Thema Abnahme nicht das zu Vernachlässigendste in einem IT-Projekt.
Exkurs: Die Abnahme (§ 640 BGB) ist die Feststellung, ob die Leistung vertragsgemäß ist. Aus diesem Grund spielt auch das Pflichtenheft bzw. die Spezifikation eine enorme Rolle.
Wir empfehlen, den Abnahmeprozess so spezifisch wie möglich vertraglich zu regeln.
Entscheidungen im Vorfeld
Bitte entscheiden Sie im Vorfeld,
- ob die Parteien nach Fertigstellung des IT-Projekts und dem Übergang ins Produktivsystem weiterhin testen können sollen. Hier muss dann geklärt werden, wie lange die Produktivnutzung möglich sein soll, bis die Abnahme zu erklären ist. Das wiederum bedeutet auch, dass die Produktivnutzung nicht als Abnahme verstanden werden soll;
- ob ein Stichtag vereinbart werden soll, an dem die Umstellung in das Produktivsystem erfolgt oder ob für einen bestimmten Zeitraum ein Parallelbetrieb vorhanden sein soll. Hier müssen Sie die Risiken abschätzen (Dateninkonsistenz, Datenverlust, etc.) und die Verantwortungsverteilung klären.
Mängelkategorien
Die Mängel zu kategorisieren, ist keine gesetzliche Verpflichtung. Und dennoch sagt das Gesetz: „Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.“
Bevor also ein Richter oder ein Sachverständiger, der für eine Partei arbeitet, entscheidet, was ein unwesentlicher Mangel ist, sollten Sie die Mängel kategorisieren. Bewährt haben sich mindestens 4 Mängelkategorien (A: Systemausfall, B: Funktionsausfall, C: Funktionsstörung, D: nicht wesentliche Störung).
Abnahmekriterien
Häufig lese ich in Verträgen nur einen einzigen Satz zur Abnahme. Vielleicht auch zwei. Wir empfehlen aber, die Abnahmekriterien detailliert festzulegen. Außerdem sollte auch das Abnahmeverfahren festgelegt werden. Hierbei sollte zB. auch festgelegt werden, ob die Abnahme auf dem Testsystem erfolgen soll, ob eine Produktivnutzung erst nach Abnahme möglich ist oder ob auch ein Parallelbetrieb ermöglicht werden kann. Regeln sollte man auch, ob die Abnahme ohne den Einfluss des IT-Dienstleisters erfolgen soll, oder ob es dem IT-Dienstleister nach einer Testphase noch einmal ermöglicht werden soll, die Findings mittels eines Hotfix zu beheben.
Spätestens mit der Abnahme wird dann auch schnell klar, ob die Altdaten migriert werden können. Die Datenübernahme ist Sache des Auftraggebers. Es ist wichtig, das Thema Altdaten im Vertrag zu regeln, damit zum Ende des Projekts für niemanden eine Überraschung auftaucht zum Beispiel aufgrund der Qualität der Daten oder weil die Daten sich im Laufe des Projekts geändert haben.
Auftragnehmer übernehmen in den seltensten Fällen vorbehaltslos die Übernahme der (nicht selten qualitativ schlechten) Daten durch ein spezielles Programm. Und sie sollten auch nicht zu schnell im Rahmen eines Change Requests eine Beauftragung annehmen, ohne sich vorher ein Bild der Daten gemacht zu haben.
Rufen Sie unverbindlich an. Wir beraten Sie gerne.
